Les avantages de la signature électronique
Parmi les principaux avantages de la signature électronique nous pouvons citer : la simplicité, la rapidité, la sécurité mais également un gain d’argent considérable pour l’entreprise dans son activité. En effet, le destinataire peut signer son document numérique à n’importe quel endroit et à n’importe quel moment de sa journée, à distance, ce qui représente un véritable gain de temps pour elle. L’avantage économique réside notamment dans l’abandon des impressions, des scans, des envois de lettres par la poste, et toutes les tâches chronophages liées à la signature sur papier, autrement dit manuscrite. Par conséquent, la signature électronique constitue de cette façon un atout majeur pour les entreprises et leurs avancements.
La plateforme de signature électronique française LiveConsent propose un service numérique qui répond aux attentes des entreprises en quête de nouveaux outils digitaux et en voie de dématérialisation. La solution LiveConsent offre un niveau de sécurité élevé avec un type de signature avancé pour l’ensemble des documents signés sur sa plateforme.
L’insertion et la configuration du document sur la plateforme
Sur la plateforme LiveConsent, pour envoyer une demande de signature de document, certaines étapes sont indispensables au processus de signature. Nous allons voir comment faire signer en ligne avec LiveConsent.
Tout d’abord, il suffit de télécharger le document concerné sous un format type : le pdf uniquement. Ensuite, le document est à configurer en seulement deux petites étapes. Premièrement, il faut entrer le nom de la demande (du fichier) et le message adressé aux signataires, qui se présente comme une option facultative. Et deuxièmement, le demandeur indique s’il fait partie des signataires et choisit d’activer ou non l’option signature ordonnée, qui impose un ordre de signature à l’ensemble des signataires du document. De plus, pour assurer le processus de signature, il faut renseigner les coordonnées des signataires, à savoir : les prénoms, les noms, les mails et les numéros de téléphone de ces derniers. Ces personnes peuvent être des signataires mais aussi des observateurs du document. L’observateur reçoit le document, tout comme les signataires, mais n’est pas invité à apposer sa signature.
Par la suite, il faut positionner les zones de signatures sur le document mais aussi les zones de paraphes si besoin pour chaque signataire. Une fois les différentes zones insérées, l’envoi de la demande peut être effectué sans problème et le document est prêt à être consulté et signé par ses différents destinataires.
Les signataires signent leurs documents
Une fois la demande de signature envoyée, le signataire reçoit de façon instantanée un mail pour apposer sa signature sur le document. Un bouton « consulter et signer » est alors disponible dans le mail reçu, il suffit tout simplement de cliquer sur le bouton qui redirige le destinataire directement vers la plateforme LiveConsent. Le destinataire peut ainsi consulter l’intégralité du document. Par la suite, il peut apposer sa signature sur le document sans nécessairement créer un compte LiveConsent. Il peut aussi bien rejeter la demande et justifier son choix de rejet en quelques lignes.
Signer électroniquement désigne en réalité un procédé de cryptage que la plateforme LiveConsent utilise pour garantir la valeur légale du document signé, juridique et probante. Une fois la signature apposée sur le document, ce dernier est non modifiable, non falsifiable et dispose de réels éléments de preuve en cas d’éventuel litige.
La réception du document signé pour chaque signataire
Une fois le processus de signature terminé, une copie du document pdf intégralement signé est envoyée par mail à l’ensemble des acteurs du processus. Les utilisateurs possédant un compte LiveConsent, peuvent retrouver le document signé pendant 12 mois dans le coffre-fort de la plateforme. C’est pourquoi l’espace de connexion est ainsi intéressant bien qu’il ne soit pas obligatoire pour signer ou consulter un document envoyé. Le coffre-fort LiveConsent stocke de manière sécurisée l’ensemble les documents des différents utilisateurs de la plateforme dans le but de les satisfaire.
Ainsi, la signature électronique est indispensable comme outil de dématérialisation, c’est un atout considérable pour cause : les avantages de cette solution qui sont assez nombreux.